Obowiązki informacyjne na stronie projektu UE – co, gdzie i w jakiej formie należy publikować

Realizacja projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej wiąże się z obowiązkiem prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. Jednym z podstawowych narzędzi realizacji tych obowiązków jest strona internetowa projektu lub dedykowana podstrona w serwisie beneficjenta.

Niniejszy artykuł przedstawia zasady prawidłowego wdrażania obowiązków informacyjnych na stronie internetowej projektu UE, ze szczególnym uwzględnieniem zakresu treści, oznaczeń graficznych oraz ich lokalizacji. Celem opracowania jest wsparcie beneficjentów w przygotowaniu strony zgodnej z wytycznymi oraz gotowej do ewentualnej kontroli.

Uwaga: Szczegółowe wymagania dotyczące informacji i promocji zawsze wynikają z zapisów umowy o dofinansowanie oraz dokumentów właściwych dla danego programu. Poniższe zasady należy traktować jako standard rynkowy oraz dobrą praktykę.

Czym są obowiązki informacyjne i promocyjne beneficjenta?

Obowiązki informacyjne i promocyjne mają na celu zapewnienie przejrzystości wykorzystania środków publicznych oraz poinformowanie opinii publicznej o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej.

W praktyce oznacza to konieczność przekazywania informacji o projekcie w sposób czytelny, jednoznaczny i zgodny z obowiązującymi wytycznymi, przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi komunikacji.

Strona internetowa projektu stanowi jedno z najczęściej stosowanych i najłatwiejszych do zweryfikowania narzędzi realizacji tych obowiązków.

Kiedy strona internetowa jest elementem realizacji obowiązków informacyjnych?

Strona internetowa jest wymagana lub rekomendowana w szczególności w sytuacjach, gdy:

• umowa o dofinansowanie wskazuje stronę jako narzędzie promocji projektu,
• projekt ma charakter publiczny lub informacyjny,
• projekt skierowany jest do szerokiego grona odbiorców,
• wytyczne programu operacyjnego przewidują publikację informacji w internecie.

W przypadku wątpliwości przyjmuje się, że publikacja informacji o projekcie na stronie internetowej stanowi rozwiązanie bezpieczne i zgodne z zasadą należytej staranności beneficjenta.

Zakres informacji, które powinny znaleźć się na stronie projektu UE

Informacja o współfinansowaniu

Na stronie internetowej projektu należy zamieścić jednoznaczną informację, że projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej. Informacja ta powinna być sformułowana w sposób zrozumiały i czytelny dla odbiorcy.

Opis projektu

Opis projektu powinien obejmować co najmniej:

• nazwę projektu,
• cel lub cele projektu,
• zakres realizowanych działań,
• okres realizacji.

Informacje o rezultatach

Po zakończeniu projektu lub jego kluczowych etapów zaleca się publikację informacji o osiągniętych rezultatach, zgodnie z zapisami umowy i wytycznymi programu.

Oznaczenia graficzne – jakie znaki i w jakiej formie stosować?

Oznaczenia graficzne na stronie internetowej projektu UE powinny być stosowane zgodnie z aktualnymi wytycznymi dotyczącymi informacji i promocji. W praktyce oznacza to użycie właściwego zestawu znaków oraz zachowanie ich proporcji, kolejności i czytelności.

Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest umieszczenie oznaczeń w stopce strony internetowej, co zapewnia ich widoczność na każdej podstronie serwisu.

Należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby:

• stosować wyłącznie aktualne wersje znaków graficznych,
• nie modyfikować kolorystyki ani proporcji logotypów,
• zapewnić odpowiedni kontrast i czytelność oznaczeń.

Lokalizacja informacji i oznaczeń na stronie

Stopka strony

Stopka strony internetowej jest najczęściej rekomendowanym miejscem do publikacji oznaczeń oraz skróconej informacji o współfinansowaniu projektu. Zapewnia to ich stałą widoczność niezależnie od przeglądanej podstrony.

Strona główna projektu

Na stronie głównej projektu zaleca się zamieszczenie krótkiego opisu projektu wraz z informacją o dofinansowaniu oraz odnośnikiem do szczegółowej podstrony opisowej.

Podstrona „O projekcie"

Podstrona poświęcona projektowi powinna zawierać pełny zakres informacji wymaganych wytycznymi, w tym opis celów, zakres działań oraz informacje o rezultatach.

Checklista obowiązków informacyjnych na stronie projektu UE

Elementy podstawowe

• informacja o współfinansowaniu projektu,
• prawidłowe oznaczenia graficzne zgodne z wytycznymi,
• opis projektu i jego celów,
• okres realizacji projektu.

Elementy zalecane

• sekcja aktualności projektowych,
• informacje o rezultatach projektu,
• materiały informacyjne do pobrania (jeżeli występują),
• archiwum opublikowanych treści.

Najczęściej spotykane nieprawidłowości

W trakcie realizacji projektów unijnych najczęściej występują następujące problemy:

• brak informacji o współfinansowaniu na stronie,
• nieaktualne lub nieprawidłowe oznaczenia graficzne,
• niewystarczająca widoczność informacji o projekcie,
• usunięcie oznaczeń przed zakończeniem okresu trwałości projektu.

Ich eliminacja na etapie projektowania strony znacząco ogranicza ryzyko zaleceń pokontrolnych oraz korekt finansowych.

Powiązanie obowiązków informacyjnych z innymi wymaganiami projektu

Obowiązki informacyjne na stronie internetowej projektu UE są ściśle powiązane z innymi obszarami, takimi jak dostępność cyfrowa, ochrona danych osobowych oraz standardy techniczne strony.

Zagadnienia te zostały szczegółowo omówione w powiązanych artykułach dotyczących: dostępności cyfrowej i RODO, standardów technicznych stron projektowych oraz optymalizacji SEO stron informacyjnych.

Podsumowanie

Prawidłowe wdrożenie obowiązków informacyjnych na stronie internetowej projektu UE jest jednym z kluczowych elementów realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie. Odpowiednio zaplanowana struktura treści i oznaczeń minimalizuje ryzyko nieprawidłowości oraz ułatwia przejście ewentualnych kontroli.